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开好会

4已有 534 次阅读  2020-05-17 16:53

大学防疫期间,教学远程操作,会议改为视频。据统计,美国高校中人每周17%的时间花在开会上,而35%的人同时为五个委员会服务。开会几乎与死亡、纳税一样不可避免,然而绝大多数教授又都讨厌开会,因为开会可能浪费时间甚至诱发同事矛盾。怎么提高开会效率,事半功倍显然是大家都关心的问题。

 

研究者说,尽管各校、各系、各委员会的具体情况千差万别,需要因地制宜,但有些原则依然通用。如,只开必须开的会,避免会议过长。鼓励人人参加,让参会者觉得会议内容与自己切身相关,也保证他们的反馈被听取。开会前要提前树立清晰的目标,准备具体的讨论条款,分送参会者听取修改建议,也期待他们事先“预习”。准时开始,不等迟到者。开会时避免一心两用,鼓励大家都积极讨论。如果同事间发生矛盾,要及时干预、阻止,避免事态恶化。会议结束后要及时整理记录发送大家,再次征求修改意见,并欢迎反馈,衡量效果,以便下次改进。

 

美国高校的会多我深有体会。主持会议者的技能也参差不齐。有举重若轻,条理分明的,就有掌控不力,会议冗长、无效的。当然,大家多半还能以礼相待,很少当面开销,吵起架来。但我觉得最重要的不是主持人掌控会议的能力,首先要思考的应该是值不值得开会,开了又能达到什么效果。如能加强沟通,增进理解,帮助决策,面对面开会很好。做一天和尚撞一天钟,流于形式主义的会,不如不开。

 

现在视频会议取代聚集开会,正可以试验一下此举能否节约时间,提高士气。

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发表评论 评论 (1 个评论)

  • leino 2020-05-18 07:13
    我参加的视频会……基本把线下会议路上的时间给补回来了。
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